Bei uns kriegt jeder Mitarbeiter im Schnitt 200 E-Mails pro Tag. Wenn wir es schaffen, dass durch gut geschriebene E-Mails der Empfänger bei jeder Mail im Schnitt 20 Sekunden spart, kann jeder eine Stunde früher nach Hause gehen.

Ein paar Tips dazu:

0. Du als Autor der E-Mail bist verantwortlich

Der Autor einer E-Mail hat dafür zu sorgen, dass der Empfänger eine Mail schnell und effizient bearbeiten kann. Wer schlechte E-mails schreibt, der arbeitet auch schlecht. Im Zweifel sollten Empfänger unleserliche Mails mit dem Kommentar "das verstehe ich nicht" zurückschicken.

1. Überlege, was du mit der E-Mail erreichen willst

Die zentrale Fragen sind "Warum schreibe ich diese Mail?" und "Was genau soll aufgrund dieser E-Mail passieren?".

2. Sag was du vom Empfänger erwartest

Worte wie "müsste", "sollte" und "jemand" sind klare Anzeichen, dass man schwammig schwafelt. Wenn die E-Mail dazu führen soll, dass der Empfänger etwas macht, dass muss man dies auch ausdrücklich schreiben.

3. Ein Thema pro E-Mail

Eine E-Mail sollte nur ein Thema beinhalten - wenn man zwei Themen mit einem Empfänger zu klären hat, schreibt man besser auch zwei E-Mails.

4. Fasse im Betreff den Inhalt der E-Mail in einer Zeile zusammen

Wenn man den Inhalt nicht in einer Zeile zusammenfassen kann, dann stimmt vielleicht etwas mit der E-Mail nicht - vielleicht sollte man sie in mehrere Mails teilen. Wenn sich im Rahmen einer Diskussion der Inhalt ändert, muss man den Betreff entsprechend anpassen und den alten Betreff in Eckige Klammern setzen. Beispiel: "Re: Bälle pumpen [war: Kompressor kaputt]".

In der Betreffzeile sollte nur ein "Antwortkürzel" stehen. Also nicht "Re: We: Re: Re: AW: AW: Re: Streusalz", sondern "Re: Streusaltz".

5. Antworte nicht zu einem anderen Thema

Wenn man mit jemand ein neues Thema besprechen will, soll man das nciht als "Reply" (Antwort) auf eine alte mail tun, sondern eine Neue E-Mail erstellen.

6. CC nur an Leute, die darum gebeten haben

Grundsätzlich gilt: In das "To:" (Empfänger) Feld kommen die Personen, von denen man möchte, dass sie aufgrund der E-Mail etwas tun. In das "Cc:" (Carbon Copy / Durchschlag) Feld kommen die Personen, die nichts tun sollen, ausser die E-Mail zu lesen.

Mit CC muss man sehr sparsam umgehen. Als Daumenregel kann gelten, dass nur jemand ein CC bekommt, der ausdrücklich darum gebeten hat. Ein CC ist nicht das richtige Mittel, um "alle informiert zu halten". Im Zweifel verzichtet man lieber auf ein CC und schickt eine separate Mail, um andere Beteiligte zu informieren.

Beispiel einer "CC-Ersatzmail": "Sehr geehrter Herr K. ich habe S. jetzt geschrieben, sie soll die Notebooks im Laden um die Ecke beschaffen. Gruß md" - das ist viel praktischer für Herrn Klehr, als sich durch eine Kopie meiner Mail an S. zu wühlen, in der die Details des Notebookkaufs besprochen werden.

7. Nie mehr als ein Bildschirm

Im Zweifel wird von E-Mails eh nur der erste Satz gelesen. Wenn wir E-mails bearbeiten, bearbeiten wir Informationsbröckchen. D.h. in der Kürze liegt die Würze. Solange man nicht Dokumente (z.B. Sitzungsprotokolle oder Essays) verschickt, sollte eine E-Mail komplett auf einen Bildschirm passen.

5 Sätze oder weniger ist ein guter Standard.

8. Biete Kontext

Insbesondere, wenn sich die E-Mail auf einen Vorgang bezieht, der einige Tage zurück liegt, sollte man eine kurze Zusammenfassung geben, worum es geht. Der erste Satz ist eine gute Stelle, um nochmal zu erklären, worum es geht und was man vom Empfänger erwartet.

9. Vermeide Anhänge

Ein Anhang ist nutzlos, wenn man das gleiche in die E-Mail schreiben kann. Eine hässliche Unsitte sind Sitzungsprotokolle als MS Word Dokument. Bilder sollten direkt als Anhang verschickt werden und nciht in ein Word-Dokument gepackt werden.

Anhänge stellen immer ein Sicherheitsproblem dar. Insbesondere MS Word-, Excel- und Powerpointdokumente sollten wo möglich vermieden werden.

10. Nur schicken, was der Empfänger auch lesen soll

Bitte nicht die gesamte E-Mail, auf die man antwortet mitschicken. Es ist eine Zumutung für den Empfänger, sich zum Verständns einer E-Mail auch noch durch ein Dutzend alter Mails, die mit der neuen vermatscht sind durcharbeiten zu müssen. Kürze alte Mails auf das wesentliche oder lösche diese ganz und schreibe stattdessen eine kurze Zusammenfassung.

Auch Mails kommentarlos oder mit einem Kommentar wie "zur Info" weiterzuleiten ist eine Unverschämtheit dem Empfänger gegenüber. Zumindest sollte man schreiben, welchen Teil der Weitergeleiteten Mail der Empfänger zur Kenntnis nehmen soll.

Generell ist es ein schlechtes Zeichen, wenn der "gequotete" (zitierte) Teil einer E-Mail länger ist, als der selbstgeschreibene.

11. Die beste Mail ist keine Mail

Man sollte sich immer überlegen, ob man nicht auf eine E-Mail verzichten kann. Insbesondere Mails, deren einziger Inhalt "Danke!" ist, lässt man besser sein. Stattdessen gibt man dem Empfänger lieber wenn man Ihn das nächste mal trifft eine Mate aus.

12. E-Mail ist für vieles ungeeignet

Insbesondere sollte man E-Mail nicht für dringendes benutzen - ein Anruf ist da oft besser geeignet. Das mag anders sein, wenn man die E-Mail Gewohnheiten des Empfängers gut kennt. Aber da auch einige Prozent aller E-Mails verloren gehen, sollte man bei dringenden oder wichtigen Themen immer leiber beim Empfänger vorbeizugehen oder zum Telefonhörer zu greifen.

Eine Zusammenfassung von Gelegenheiten, bei denen E-Mail ungeeignet ist:
  • Benutze keine E-Mail wenn die Anfrage zeitkritisch oder besonders wichtig ist.
  • Um schlechte Nachrichten, Beschwerden oder Kritik mitzuteilen
  • Für Anfragen, die nicht einfach und geradeheraus zu beantworten sind
  • Um Zustimmung für kontroverse Dinge zu erhalten
  • Um Leuten komplexe Anleitungen zu übermitteln
  • Um Kommentare zu einem umfangreichen Dokument einzuholen
  • Um periodische Anfragen an eine Gruppe zu stellen
  • Um Konsens zu einem Thema herzustellen
  • Um eine Idee zu entwickeln

Weiterführendes

Weiterführende Literatur gibt es bei  der Zeit,  der FAZ,  43 folders  Salon.com und  Jessica Bauer.